DỮ LIỆU

Quản lý đối tượng

Cấu hình trường dữ liệu, quy tắc bảo mật, quy tắc trùng lặp và quy tắc chuyển trạng thái cho từng đối tượng.

Bấm vào tên object trong Danh sách đối tượng để mở trang cấu hình. Trang gồm 4 mục cấu hình bố trí ở menu bên trái:

Danh sách trường — các trường dữ liệu của object.
Quy tắc bảo mật dữ liệu — kiểm soát ai được xem/sửa từng bản ghi.
Quy tắc trùng lặp dữ liệu — chặn hoặc cảnh báo khi có bản ghi trùng.
Quy tắc chuyển trạng thái — kiểm soát luồng chuyển trạng thái của bản ghi.

Danh sách trường #

Mục Danh sách trường liệt kê toàn bộ trường mà bản ghi của object sẽ có. Bảng hiển thị:

Tên — tên hiển thị của trường (vd: Họ tên, Số điện thoại).
Key — mã định danh dùng để tham chiếu trường khi lọc, mapping import.
Kiểu dữ liệu — loại dữ liệu mà trường nhận, quyết định cách nhập và cách lọc.
Bắt buộc — đánh dấu trường phải có giá trị khi tạo bản ghi.
Là trường hệ thống — trường do hệ thống quản lý, không thể sửa cấu trúc.

Các kiểu dữ liệu trường #

Khi xem một trường, bạn sẽ thấy nó thuộc một trong các kiểu sau:

Văn bản — chuỗi ký tự, dùng cho tên, ghi chú, số điện thoại, email…
Ngày giờ — chọn ngày, chọn giờ, hoặc khoảng ngày.
Tham chiếu — trỏ tới một bản ghi của object khác (vd: trường Người phụ trách trên Phiếu ghi trỏ tới Nhân sự).
Lựa chọn đơn — chọn 1 trong danh sách tuỳ chọn cố định (vd: Trạng thái: Mới / Đang xử lý / Đã đóng).
Văn bản định dạng — nội dung dài có hỗ trợ định dạng (in đậm, gạch đầu dòng…).
Tệp đính kèm — upload file hoặc ảnh.

Cập nhật danh sách lựa chọn #

Với trường kiểu Lựa chọn đơn, bạn có thể chỉnh các option bằng cách bấm icon menu ở dòng trường rồi chọn Cập nhật:

Cửa sổ Cập nhật trường mở ra, hiển thị tên trường, key (chỉ đọc) và danh sách lựa chọn hiện có.
Bấm Thêm tùy chọn để thêm một lựa chọn mới: nhập Tên và Key (key không được trùng).
Tick Mặc định ở một lựa chọn nếu muốn nó được chọn sẵn khi tạo bản ghi mới (chỉ một lựa chọn được set mặc định).
Kéo thả icon ⠿ để sắp xếp lại thứ tự hiển thị các lựa chọn.
Bấm Xóa ở một lựa chọn để gỡ. Bấm Cập nhật để lưu thay đổi.

Tên và Key của mỗi lựa chọn phải khác nhau. Hệ thống sẽ báo lỗi nếu bị trùng.

Quy tắc bảo mật dữ liệu #

Cho phép bạn giới hạn từng nhóm nhân sự chỉ xem/sửa được một phần bản ghi của object. Mở mục Quy tắc bảo mật dữ liệu:

Bấm Tạo mới để thêm quy tắc.
Bấm vào tên quy tắc trong danh sách để xem chi tiết và chỉnh điều kiện áp dụng.
Cột Trạng thái hiển thị quy tắc đang Đang hoạt động hay Ngừng hoạt động.
Bấm icon menu cuối dòng rồi chọn Xóa để gỡ quy tắc.

Khi không có quy tắc bảo mật, mọi nhân sự được cấp quyền xem object đều thấy toàn bộ bản ghi. Quy tắc bảo mật giúp chia tầng truy cập (vd: nhân viên chỉ xem bản ghi của chính họ phụ trách).

Mục Quy tắc trùng lặp dữ liệu giúp ngăn người dùng tạo các bản ghi trùng nhau theo các trường bạn chọn. Ví dụ: với object Liên hệ, đặt quy tắc trùng theo Số điện thoại để không lưu cùng một số 2 lần.

Bấm Tạo mới để thêm quy tắc, đặt tên, mô tả và chọn các trường so khớp.
Bấm vào tên quy tắc để xem chi tiết, sửa hoặc tạm ngừng.
Bấm icon menu rồi Xóa ở dòng quy tắc để gỡ.

Quy tắc chuyển trạng thái #

Áp dụng cho các object có trường trạng thái (vd: Phiếu ghi có trạng thái Mới → Đang xử lý → Đã đóng). Quy tắc chuyển trạng thái khai báo:

Trạng thái nguồn — bản ghi đang ở trạng thái nào thì áp dụng.
Trạng thái đích được phép chuyển sang.
Điều kiện kèm theo (vai trò người chuyển, các trường bắt buộc nhập…).

Bấm Tạo mới, đặt tên quy tắc, cấu hình các bước chuyển. Bấm vào tên quy tắc để mở chi tiết và chỉnh sửa. Bấm icon menu rồi Xóa để gỡ.

Quy tắc chuyển trạng thái rất hữu ích để chuẩn hoá quy trình. Ví dụ chỉ Trưởng nhóm mới được chuyển phiếu sang Đã đóng, hoặc bắt buộc nhập Lý do đóng trước khi chuyển.