QUY TẮC DỮ LIỆU
Quy tắc bảo mật dữ liệu
Cấu hình quy tắc xác định nhân sự nào được xem, sửa, xoá những bản ghi nào trên từng đối tượng dữ liệu.
Quy tắc bảo mật dữ liệu kiểm soát việc chia sẻ bản ghi cho nhân sự dựa trên điều kiện cụ thể. Trong khi Vai trò cấp quyền ở mức module (vd: được xem Liên hệ), thì quy tắc bảo mật quyết định được xem những Liên hệ nào — ví dụ chỉ liên hệ thuộc phòng ban của nhân sự, hoặc chỉ liên hệ do nhân sự đó tạo.
Cấu trúc một quy tắc #
Mỗi quy tắc bảo mật được tạo qua trình hướng dẫn 4 bước:
- Thông tin chung — đặt tên, mô tả và bật/tắt quy tắc.
- Lọc bản ghi — chọn các bản ghi mà quy tắc áp dụng (vd: chỉ liên hệ ở trạng thái Đang chăm sóc).
- Nhân sự — xác định ai được chia sẻ dữ liệu (theo nhân sự, vai trò, phòng ban, vị trí…).
- Phạm vi chia sẻ — chọn các trường được xem, được sửa, và có cho phép xoá hay không.
Bước 1: Thông tin chung #
- Tên quy tắc — đặt tên dễ hiểu theo nghiệp vụ, vd: Trưởng nhóm CSKH xem liên hệ trong phòng.
- Mô tả — ghi chú chi tiết để các quản trị viên khác hiểu mục đích.
- Hoạt động — bật để áp dụng ngay, tắt để soạn thảo trước.
Bước 2: Lọc bản ghi #
Bước này chọn ra tập bản ghi mà quy tắc tác động. Bạn ghép các điều kiện theo:
- Phép logic — VÀ (tất cả điều kiện phải đúng) hoặc HOẶC (chỉ cần một điều kiện đúng).
- Trường dữ liệu — chọn trường của bản ghi để so khớp.
- Toán tử — bằng, chứa, lớn hơn, nhỏ hơn, không rỗng…
- Giá trị — giá trị cần đối chiếu.
Bấm + Thêm điều kiện để ghép nhiều mệnh đề; bấm dấu trừ ở cuối dòng để xoá điều kiện không cần.
Bước 3: Nhân sự được chia sẻ #
Đây là phần quan trọng nhất. Bạn có thể tick một hoặc nhiều cách xác định nhân sự dưới đây — tổng hợp lại sẽ ra danh sách người được chia sẻ:
- Nhân sự — chọn cụ thể: Tất cả nhân sự, Tất cả nhân sự ngoại trừ, hoặc Chỉ các nhân sự.
- Nhân sự thuộc phòng ban và giữ vị trí công việc — chọn phòng ban và vị trí (vd: phòng CSKH với vị trí Trưởng nhóm). Có thể thêm nhiều cặp.
- Nhân sự thuộc phòng ban và tất cả cấp con giữ vị trí công việc — như trên, nhưng mở rộng cho cả các phòng ban con (theo cây phòng ban).
- Nhân sự giữ vai trò — chọn theo vai trò: tất cả, ngoại trừ, hoặc chỉ một số vai trò.
- Nhân sự đang giữ vị trí công việc — chọn theo vị trí công việc, không phụ thuộc phòng ban.
- Nhân sự được chọn tại trường có kiểu dữ liệu Tra cứu tới Nhân sự — lấy người được điền trực tiếp ở một trường nhân sự trên bản ghi (vd: Người phụ trách, Người hỗ trợ).
- Nhân sự cùng phòng với người được chọn tại trường ở bản ghi và có vị trí công việc — từ trường nhân sự trên bản ghi, lấy phòng ban của người đó rồi chia sẻ cho mọi nhân sự cùng phòng và giữ vị trí được chỉ định.
- Nhân sự thuộc phòng cha của phòng được chọn tại trường ở bản ghi và có vị trí công việc — tương tự, nhưng dùng phòng ban cha (cấp trên).
Bước 4: Phạm vi chia sẻ #
Sau khi đã xác định ai được chia sẻ, bước này quyết định họ làm được gì với bản ghi:
- Trường được xem — chọn các trường nhân sự sẽ thấy. Trường không tick sẽ bị ẩn.
- Trường được sửa — chọn các trường nhân sự được phép chỉnh. Mọi trường khác sẽ chỉ đọc.
- Cho phép xoá — tick nếu nhân sự được phép xoá bản ghi qua quy tắc này.
Hoàn tất quy tắc #
Bấm Tiếp để qua bước kế, bấm Quay lại để chỉnh bước trước. Ở bước cuối bấm Hoàn tất để lưu quy tắc. Sau khi lưu, quy tắc xuất hiện trong danh sách Bảo mật dữ liệu và có thể bật/tắt qua công tắc Hoạt động.
Ví dụ thường gặp #
- Sales chỉ thấy liên hệ của mình — bước 3 dùng Nhân sự được chọn tại trường tra cứu Nhân sự, chọn trường Người phụ trách.
- Trưởng phòng xem được toàn bộ phòng — bước 3 dùng Nhân sự cùng phòng với người được chọn tại trường ở bản ghi, chọn vị trí Trưởng phòng.
- CSKH chỉ sửa ghi chú, không xoá — bước 4 chỉ tick trường Ghi chú ở phần sửa, để trống ô Cho phép xoá.
- Quản lý cấp khối thấy mọi phòng con — bước 3 dùng Nhân sự thuộc phòng ban và tất cả cấp con, chọn phòng ban cha.