QUY TẮC DỮ LIỆU
Tổng quan quy tắc dữ liệu
Giới thiệu ba nhóm quy tắc dữ liệu trong workplace: bảo mật, trùng lặp, chuyển trạng thái — và cách phối hợp giữa chúng.
Phần Quy tắc dữ liệu tập trung các thiết lập điều khiển hành vi của dữ liệu trong workplace: ai được xem dữ liệu nào, hệ thống xử lý ra sao khi gặp bản ghi trùng, và một bản ghi được phép chuyển giữa những trạng thái nào. Đây là tầng cấu hình cấp cao, áp dụng xuyên suốt cho mọi đối tượng dữ liệu (Liên hệ, Phiếu ghi, Cuộc trò chuyện, các đối tượng tuỳ biến…).
Ba nhóm quy tắc #
- Bảo mật dữ liệu — quyết định nhân sự nào nhìn thấy bản ghi nào, được xem trường nào, được sửa hay xoá. Khác với vai trò (cấp quyền theo module), quy tắc bảo mật chia sẻ dữ liệu theo điều kiện trên từng bản ghi.
- Quy tắc trùng lặp dữ liệu — phát hiện bản ghi mới có khả năng trùng với bản ghi đã tồn tại để tránh tạo lặp khi nhập liệu hoặc khi import.
- Quy tắc chuyển trạng thái — định nghĩa các bước trạng thái hợp lệ của một bản ghi (ví dụ: Mới → Đang xử lý → Hoàn thành) và ai được phép thực hiện từng bước.
Truy cập phần Quy tắc dữ liệu #
Trong trang Cài đặt, mở mục Quy tắc dữ liệu. Menu bên trái có ba lựa chọn: Bảo mật dữ liệu, Quy tắc trùng lặp dữ liệu, Quy tắc chuyển trạng thái. Bấm vào từng mục để mở danh sách quy tắc tương ứng.
Mối liên kết với các phần khác #
Quy tắc dữ liệu hoạt động cùng các thiết lập khác trong workplace:
- Quy tắc bảo mật dùng tới Vai trò, Phòng ban, Vị trí công việc để xác định nhân sự được chia sẻ dữ liệu.
- Quy tắc trùng lặp dựa trên cấu trúc trường của object (Liên hệ, Phiếu ghi…). Khi bạn thay đổi cấu hình object, các quy tắc trùng lặp có thể cần điều chỉnh theo.
- Quy tắc chuyển trạng thái thường gắn với quy trình nghiệp vụ (sales, hỗ trợ khách hàng, vận hành) và phối hợp với phân công người phụ trách.
Thứ tự thiết lập khuyến nghị #
- Hoàn tất Tổ chức trước (vai trò, phòng ban, vị trí, nhân sự) — vì quy tắc bảo mật cần các thành phần này.
- Cấu hình Quy tắc trùng lặp để bảo đảm dữ liệu sạch ngay từ khi nhập.
- Cấu hình Quy tắc chuyển trạng thái theo quy trình nghiệp vụ.
- Cuối cùng, thiết lập Quy tắc bảo mật dữ liệu để kiểm soát ai xem được gì.