QUY TẮC DỮ LIỆU

Quy tắc trùng lặp dữ liệu

Phát hiện và xử lý các bản ghi có khả năng trùng nhau khi nhập liệu hoặc import.

Quy tắc trùng lặp dữ liệu giúp giữ cho cơ sở dữ liệu sạch bằng cách cảnh báo hoặc chặn khi có bản ghi mới có khả năng trùng với bản ghi đã tồn tại. Áp dụng phổ biến cho Liên hệ (trùng số điện thoại, email), Phiếu ghi (trùng nội dung trong khoảng thời gian ngắn), và các object tuỳ biến.

Truy cập danh sách quy tắc #

Trong Cài đặt → Quy tắc dữ liệu → Quy tắc trùng lặp dữ liệu. Trang hiển thị danh sách các quy tắc đã tạo, kèm trạng thái hoạt động và đối tượng dữ liệu mà quy tắc áp dụng.

Khi nào nên cấu hình #

• Trước khi mở cho nhiều nhân sự cùng nhập liệu — để tránh hai người tạo cùng một liên hệ.
• Trước khi import hàng loạt dữ liệu từ Excel/CSV — để hệ thống bắt được trùng lặp ngay trong quá trình nhập.
• Sau khi tích hợp thêm kênh mới (vd: form web, chatbot) — để bản ghi từ kênh mới không tạo lặp với dữ liệu đã có.

Các tiêu chí trùng lặp thường dùng #

Tuỳ object, tiêu chí trùng có thể bao gồm:

• Trùng theo trường khoá — vd: Liên hệ trùng theo Số điện thoại, Email, hoặc Mã khách hàng.
• Trùng theo tổ hợp trường — vd: trùng cả Họ tên + Ngày sinh.
• Trùng trong một khoảng thời gian — vd: cùng nội dung phiếu ghi trong vòng 24h coi là trùng.

Hành vi xử lý khi phát hiện trùng #

• Cảnh báo — báo cho người nhập biết, vẫn cho lưu nếu họ chủ động xác nhận.
• Chặn — không cho lưu bản ghi mới, buộc mở bản ghi cũ.
• Gộp — cập nhật bản ghi cũ bằng dữ liệu mới thay vì tạo bản mới.

Bật, tắt, sửa, xoá quy tắc #

• Bật/tắt: dùng công tắc Hoạt động ở dòng quy tắc trong danh sách.
• Sửa: bấm vào tên quy tắc để mở trang chi tiết, chỉnh tiêu chí và lưu lại.
• Xoá: bấm icon thùng rác. Quy tắc đã xoá không tác động tới dữ liệu hiện có.