QUY TẮC DỮ LIỆU
Quy tắc chuyển trạng thái
Định nghĩa các bước trạng thái hợp lệ và ai được phép thực hiện từng bước trong quy trình nghiệp vụ.
Quy tắc chuyển trạng thái mô tả vòng đời của một bản ghi: từ trạng thái nào sang được trạng thái nào, và ai được phép thực hiện việc chuyển đó. Tính năng này áp dụng cho các object có quy trình nhiều bước như Phiếu ghi (Mới → Đang xử lý → Chờ phản hồi → Đóng), Liên hệ tiềm năng (Lead → Khách hàng), Cơ hội bán hàng…
Truy cập danh sách quy tắc #
Trong Cài đặt → Quy tắc dữ liệu → Quy tắc chuyển trạng thái. Trang liệt kê các quy tắc đã định nghĩa cho từng object, kèm trạng thái hoạt động.
Các thành phần của một quy tắc #
- Đối tượng dữ liệu — quy tắc áp dụng cho object nào (Phiếu ghi, Liên hệ, object tuỳ biến…).
- Trạng thái nguồn — bản ghi đang ở trạng thái nào.
- Trạng thái đích — được phép chuyển sang trạng thái nào.
- Người thực hiện — ai được phép thực hiện chuyển đổi này (theo vai trò, phòng ban, vị trí, hoặc trường nhân sự trên bản ghi).
- Điều kiện — yêu cầu dữ liệu trên bản ghi (vd: phải điền đủ trường Ghi chú xử lý trước khi chuyển sang Đóng).
Ví dụ một quy trình phiếu ghi #
Quy trình phiếu ghi CSKH thường gồm các bước:
- Mới → Đang xử lý — nhân viên CSKH bất kỳ tự nhận xử lý.
- Đang xử lý → Chờ phản hồi — đã liên hệ khách, chờ khách trả lời.
- Chờ phản hồi → Đang xử lý — khách đã phản hồi, tiếp tục xử lý.
- Đang xử lý → Đóng — chỉ Trưởng nhóm CSKH được phép, kèm điều kiện trường Kết quả xử lý phải có giá trị.
- Đóng → Mở lại — chỉ Trưởng nhóm CSKH hoặc cao hơn.
Mỗi mũi tên trong sơ đồ trên tương ứng với một quy tắc chuyển trạng thái. Nếu một bước không được định nghĩa, hệ thống sẽ chặn không cho chuyển.
Bật, tắt, sửa, xoá #
- Bật/tắt: dùng công tắc Hoạt động trong danh sách. Khi tắt, bước chuyển không bị chặn nhưng cũng không được đảm bảo bởi quy tắc này.
- Sửa: bấm vào tên quy tắc để mở trang chi tiết, chỉnh người thực hiện hoặc điều kiện, rồi lưu lại.
- Xoá: bấm icon thùng rác. Sau khi xoá, bước chuyển tương ứng sẽ phụ thuộc vào quy tắc khác hoặc cấu hình mặc định.
Phối hợp với các quy tắc khác #
- Quy tắc bảo mật Bảo mật dữ liệu kiểm soát ai thấy bản ghi; quy tắc chuyển trạng thái kiểm soát ai thay đổi được trạng thái. Một nhân sự có thể thấy bản ghi nhưng không có quyền chuyển trạng thái — và ngược lại.
- Vai trò trong Tổ chức cấp quyền Sửa ở mức module; quy tắc chuyển trạng thái ràng buộc thêm chuyển trạng thái nào sang trạng thái nào.
Khi triển khai workplace mới, hãy mô hình hoá quy trình nghiệp vụ trên giấy trước (sơ đồ trạng thái) rồi mới cấu hình. Sửa quy tắc chuyển trạng thái khi đã có nhiều bản ghi đang chạy có thể khiến các bản ghi cũ không chuyển tiếp được.
Ghi chú rõ trong phần mô tả của mỗi quy tắc lý do tại sao bước chuyển này tồn tại và ai chịu trách nhiệm. Người tiếp quản workplace sau này sẽ cảm ơn bạn.